Las empresas de servicios que están considerando una solución de Gestión Centralizada de Eventos (CEM) a menudo no están seguras de estar listas para implementar y adoptar dicho sistema. Aprovechando nuestra experiencia con las empresas de servicios que han implementado TaKaDu, este artículo resume los fundamentos que son necesarios, incluyendo consejos sobre cómo preparar mejor a su organización.
Los profesionales de las empresas de servicios de agua evalúan constantemente su operación y buscan formas de mejorar su desempeño, mediante la reducción del Agua No Facturada (NRW), aumentar el rendimiento de los recursos y mejorar el servicio al cliente. Eso es un hecho. Pero la pregunta es: ¿cómo hacerlo?
Si bien muchos reconocen que un CEM puede ofrecer todos esos beneficios y más, no están seguros de estar listos a nivel organizacional para implementar y maximizar esa solución. La incertidumbre les impide avanzar.
Los problemas reales involucrados en la evaluación de su disposición para el CEM
La realidad es que todas las soluciones empresariales vienen con requerimientos para asegurar una implementación y adopción exitosas. En el caso de un CEM para empresas de agua, estos incluyen liderazgo de la dirección superior, atención dedicada de un equipo multidisciplinario, financiamiento, una mente abierta para evaluar y modificar los procedimientos de trabajo (es decir, transformación), esfuerzos recurrentes de mantenimiento para conservar la red en buenas condiciones de funcionamiento, y la implementación del concepto del Sector Hidráulico (DMA). Algunos incluso cuestionan si su operación es lo suficientemente grande como para justificar un CEM.
Usando TaKaDu como ejemplo, desarrollaré cada uno de estos puntos y lo ayudaré a evaluar la preparación de su organización para implementar un CEM. Pero, ante todo, un spoiler: el liderazgo de la alta dirección es el factor más crucial. Tener la mente abierta a la transformación es el aspecto más desafiante; el tamaño y ubicación de la compañía no suponen una consideración.
Dónde empezar
Fundamentalmente, las empresas de servicios deben adoptar el concepto de DMA antes de implementar TaKaDu. Esto significa la división de la red en sectores hidráulicos (DMA) cerrados, la instalación de caudalímetros automáticos, la medición continua del agua entrante y saliente en los DMA, la recopilación de lecturas de medidores en un repositorio central, y la capacidad de extraer y compartir automáticamente esos datos con TaKaDu según programaciones predefinidas.
¿Debería esperar hasta que haya cubierto toda su red con DMAs y que todos los medidores estén en perfectas condiciones de funcionamiento antes de tomar en cuenta a TaKaDu? La respuesta es no. Una vez que tenga algunos DMA, ya podrá implementar TaKaDu.
A menudo el 10 o 20 % de los medidores no están en buenas condiciones de funcionamiento, incluso si dispone de una amplia cobertura de DMAs, y esto tampoco debería constituir un impedimento. Más aún, TaKaDu en realidad puede ayudar con este tipo de “huecos”, ya que, inmediatamente después de la puesta en servicio, le brindará una imagen completa del estado de todos los medidores, lo que le permitirá evaluar y reparar los medidores relevantes a su conveniencia.
Por lo tanto, si bien la cobertura completa de DMAs finalmente le brindará el mayor beneficio del sistema de monitoreo, esto puede suceder gradualmente y en paralelo a una puesta en servicio de TaKaDu en zonas con DMAs operativas.
La perspectiva de las personas
No importa cuán importante sea una tecnología, se necesitan personas para tener éxito. Para una implementación exitosa de TaKaDu, recomendamos un equipo de implementación multidisciplinario, compuesto por un mínimo de una persona con conocimiento sobre la topología de la red de agua y una persona de TI para extraer y compartir los datos necesarios con TaKaDu.
Para implementaciones en empresas de servicios más grandes, el equipo tiende a crecer e incluir miembros adicionales de cada disciplina, así como también un gerente de proyecto que coordine las actividades durante todo el proceso. Nuestra metodología de implementación e integración no invasiva de ocho semanas, simplifica y minimiza los esfuerzos necesarios para la integración.
Una vez que TaKaDu entra en funcionamiento, y considerando todas las observaciones accionables generadas 24/7 por el sistema, es posible que deba volver a evaluar sus procedimientos de trabajo existentes y modificarlos en consecuencia, ya que surgirán preguntas tales como quién asigna tareas a quién y cómo priorizarlas.
Por ejemplo, antes de implementar TaKaDu, pudo haber sido costumbre enviar equipos al terreno una vez al año para visitar y evaluar cada DMA siguiendo un programa predefinido. Sin embargo, con TaKaDu este flujo de trabajo cambia, y entonces las visitas son determinadas por la necesidad. Esto significa que ciertos usuarios del sistema asignan equipos en el terreno en función del caso puntual para administrar las fugas que detecta el sistema. Al hacerlo, las empresas de servicios se vuelven más eficientes y necesitan equipos más pequeños en el terreno para reparar la misma cantidad ,o incluso más, de fugas.
Si bien esta transformación mejora la condición y el rendimiento de la red de servicios, también afecta la forma en que operan los departamentos y las personas, y como resultado la transformación esperada rara vez sucede por sí sola. En la práctica, los gerentes senior lideran el proceso a través de su visión generalizada de la operación, impulsando la colaboración entre departamentos y alentando a los gerentes y empleados a modernizar los procedimientos obsoletos. En última instancia, esto hace que las empresas de servicios sean más proactivas en lugar de ser los “bomberos” que eran antes. A su vez, esto brinda muchos beneficios, incluyendo: la unión de silos, el aumento de la capacidad de la fuerza laboral para realizar más actividades, la reducción de los tiempos en las actividades de mantenimiento, y la aceleración del tiempo de respuesta a las solicitudes de los clientes.
Consideraciones presupuestarias
En la mayoría de los casos el valor de usar TaKaDu es sustancial, y las empresas de servicios reportan un ROI de alrededor de 5X-10X. En comparación con otros costos operativos la solución TaKaDu es accesible, pero aún requiere la aprobación de la alta gerencia.
Compromisos a largo plazo
Sin embargo, para aprovechar al máximo su inversión, deberá realizar un mantenimiento metódico de su red para mantenerla en buenas condiciones de funcionamiento.
Dado que el sistema destaca las áreas de la red que requieren atención adicional y de los activos que de vez en cuando no funcionan bien, necesitará capacidad y recursos suficientes para poder administrar los eventos que detecta, resolver los problemas, y reparar y reemplazar los medidores y otros activos como corresponda. Uno puede ver esto como una afirmación obvia, ya que parecería que todas las empresas de servicios efectúan sistemáticamente el mantenimiento de su red; sin embargo, la experiencia ha demostrado que no siempre es así.
Encontrar el momento adecuado
Como dijo una vez el director ejecutivo de uno de nuestros clientes más antiguos: “Nunca hay un momento ideal para comprar la solución TaKaDu. Nuestra tendencia natural es pensar que no estamos listos, y continuar perfeccionando el estado de los medidores, los sectores hidráulicos (DMA), los procesos y la colaboración entre departamentos. Con este enfoque, mejoramos gradualmente nuestro desempeño. Sin embargo, y no intencionalmente, perdemos o retrasamos una oportunidad mayor de beneficiarnos al adoptar una tecnología nueva y moderna”.
“Al contrario,”, continuó, “mi recomendación es adoptar el concepto de DMA [como se mencionó anteriormente], guiar a la gerencia de nivel medio para comenzar la implementación de TaKaDu, e iniciar el proceso de transformación hacia el final de la implementación”.
No puedo estar más de acuerdo con este enfoque.
